¿Qué datos se deben guardar en una empresa?

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Las opiniones sobre este tema son de lo más dispares. Algunos gurús de big data aconsejan guardarlo absolutamente todo, pero a no ser que nuestra empresa funcione en modo boyante, esta opción sería la más despilfarradora. Estaríamos desperdiciando tanto espacio como nuestro dinero.

Cierto es que el almacenamiento en la nube es cada vez más económico y hay cada vez más opciones donde elegir, pero guardar datos poco importantes de hace 60 años -por ejemplo- tiene más de nostalgia que de pura utilidad.

Aparte de esto, muchas empresas desconocen que guardar datos más tiempo del establecido por la ley (en cada país europeo las leyes en torno a la protección de datos son diferentes) también es una infracción. Por tanto, debemos olvidarnos del 'guardar por guardar'.

Podríamos responder a la pregunta que nos hacemos en el titular con esta respuesta: si no estás utilizando nunca esos datos, no los guardes. Guarda lo que uses, porque eso es lo realmente importante y lo que echarías de menos en caso de no tener un respaldo de los datos.

El hecho de preocuparnos en exceso por la protección de datos nos puede llevar a que caiga sobre nuestros hombros una multa grave por este 'amor' por guardar información durante demasiado tiempo.

Esta situación no es un hecho aislado. De hecho, según un estudio de PWC, más de un tercio de las empresas europeas no tiene nada claro qué tipo de documentos sobre la empresa, sus empleados y clientes deben conservar y cuáles deben ser destruidos, e incurren en el delito de "por si acaso, yo lo guardo todo". Craso error.

Guía europea

Las propias empresas son las interesadas en que a este asunto se arroje un poco de luz. De ahí que la empresa gestora de datos Iron Mountain y la firma legal especializada en derecho internacional De Brauw Blackstone Westbroek, hayan llegado a la conclusión de la publicación de una Guía Europea de Conservación de Documentos, que abarca todos los aspectos a los que las empresas deben prestar atención, legalmente hablando y qué jurisdicción es la que regula su país en materia de protección de datos. La guía, que recoge 15 puntos principales, también ofrece multitud de consejos prácticos para la conservación de documentos de forma segura y responsable.

(Fuente: La Flecha)